15 bonnes pratiques pour travailler efficacement de chez soi

On me dit souvent « Ca fait dix 10 ans que tu bosses de chez toi ? Comment tu fais ? Moi je pourrais pas ! »   Pourtant, le Home Office, c’est comme au bureau, avec les collègues envahissants en moins 🙂  Moi j’adore et j’ai très envie de vous transmettre quelques trucs et astuces pour que ça se passe au mieux pour vous, si jamais travailler chez vous ne vous fait pas peur !

Aménagez vous un espace de travail à vous.

Ca peut être un coin informatique mais le mieux, c’est un bureau dédié (Une bonne façon d’amortir cette chambre d’ami qui sert 5 fois par an). J’aime bien le bureau dédié parce qu’on peut fermer la porte. C’est un symbole fort pour le reste de la famille. Quand je suis dans mon bureau, je suis au bureau, point.

Imposez vous constance et discipline

Travailler chez soi, c’est comme travailler au bureau, les transports en moins. Pour s’épanouir, je pense que c’est mieux d’avoir un rythme et des horaires à peu près fixes.

Habillez vous et prenez soin de vous, comme si vous alliez au bureau. Ne vous laissez pas aller !

« Partir au travail » est un concept qui pourra vous manquer. J’en connais qui enfilent leur anorak et  font un petit de quartier avant de commencer leur journée.

Dans le ménage, c’est moi qui emmène les enfants à l’école. Ce n’est pas une corvée, parce que ça permet d’entretenir des interactions sociales enrichissantes avec les autres parents. Et de croiser des mamans super sexy – Mais ne le répétez surtout pas à ma femme !

Ensuite, rythmez votre journée et programmez-vous des routines.

Je commence ma journée à 9h05 et je la termine à 17h35. Remarquez par ailleurs cette précision dans les horaires, j’en suis très fier !

Le midi, je mange un petit truc sur le pouce et je réduis le plus possible ma pause déjeuner. Ca me laisse du temps pour m’occuper de ma famille téléphoner, checker mes réseaux sociaux ou faire quelques tâches ménagères.

Pour les tâches qui demandent le plus de concentration, j’ai tenté d’aménager des créneaux entre 22H30 à 0H30, quand toute la famille est couchée et que le téléphone ne risque plus de sonner. Erreur fatale, travailler juste avant de dormir, c’est une très mauvaise idée pour la santé mentale.

Aujourd’hui, je commence avant mes collaborateurs et je termine après. La permanence téléphonique commence 2H après l’ouverture du home office et se termine une heure avant la fermeture. Ca laisse du temps pour gérer les choses importantes, en écartant les interruptions.

En résumé : La meilleure recette, c’est la votre. Celle qui s’adaptera au mieux à votre rythme biologique et familial.

 

Informez vos clients

Pour éviter les appels à pas d’heure, fixez des horaires au delà desquels vous ne répondez plus. Si vous ne mettez pas très vite des limites, je peux vous garantir que votre femme va vous divorcer si la sonnerie du téléphone pro retentit pendant un épisode clé de Plus Belle La Vie !

Répétez vos horaires de permanence partout : Sur votre site, dans vos signatures d’emails, sur vos profils sociaux. Vos cartes de visite… En trois mots : Faites Le Savoir ! Ainsi, vos clients ne seront pas surpris s’ils n’obtiennent pas de réponse de votre part à l’email qu’ils vous ont envoyé à 23h54.

Éduquez votre clientèle par l’absence de signaux

Si vous recevez un appel hors des horaires, renvoyez l’appel vers votre messagerie. Un bon investissement serait d’ailleurs un téléphone avec une fonction « muet » programmable de 18h00 à 9h00 par exemple.

De même, n’appelez pas en dehors des horaires d’ouverture (Et JAMAIS depuis votre mobile perso) C’est un conseil qui peut vous sembler difficile à accepter mais n’oubliez pas que vous n’entendriez pas le téléphone sonner si vous travailliez dans un bureau à 15km de votre domicile.

Résumé : Décidez de vos horaires d’ouverture, respectez les et faites les respecter : Répondre quand c’est ouvert, mais se retenir de répondre hors des heures d’ouverture.

Restez humble et modeste

A mes débuts, j’ai cru qu’il fallait paraitre boeuf pour réussir. C’est faux, totalement faux, archi faux ! Depuis que je l’ai compris, j’ai arrêté d’utiliser la première personne du pluriel pour parler de mon savoir faire et de mes compétences.

Il n’y a pas de honte à travailler seul. Bien au contraire, c’est un incroyable avantage pour vos clients. Je travaille en majorité avec des TPE et des PME. Des structures qui ont moins de 20 salariés. Les clients seront rassurés de savoir que je suis une grenouille, tout comme eux. Ils ont la satisfaction de faire bosser quelqu’un d’impliqué, là où ils auraient eu peur d’être intégré dans une grosse agence multistrates de 35 ou 50 employés.

Quand vous êtes seul, vous n’êtes pas à la tête d’une équipe de 5 personnes, encore moins une PME de 50 salariés. On n’a pas les mêmes clients et on ne répond pas aux mêmes attentes.

Ce qui peut vous motiver à en parler ouvertement : Vous cherchez des clients intelligents, qui comprennent vite où est leur intérêt. Ils économisent sur les frais de structure, réduits dans de petites structures. Vous êtes compétitif, tout en ayant une meilleure qualité de vie. Vous démarrez une collaboration Gagnant-Gagnant s’ouvrant à une relation durable, sincère et transparente.

 

Choisissez les bons modes de communication

Travailler de chez soi nécessite le même formalisme qu’en entreprise. Vous devez garder une trace de ce que vous dites et de ce qu’on vous a dit.

  • Installez vous un bon logiciel de CRM
  • Activer les historiques
  • Archiver les emails plutôt que supprimer
  • Traiter en mode vertical : Courrier rentrant -> Supprimer le spam, archiver ce qui ne nécessite pas de réponse, répondre aux urgences, répondre au reste.

Choisissez le bon canal de communication :

Pour rester efficace, sachez utiliser le bon canal de transmission selon le type de message.

  • Très Formel : Courrier postal RAR
  • Formel et réponse requise : Email;
  • Urgence : Téléphone;
  • Informel : Messagerie instantanée;

Multipliez votre productivité par 5 en supprimant les interruptions

A chaque fois que le téléphone sonne, que vous recevez un email ou que vous recevez une notification d’un réseau social, vous ne pouvez pas vous empêcher de lever la tête et vous perdez votre concentration. Les interruptions vous déconcentrent et si vous ne prenez pas garde, vous passerez votre journée à répondre aux sollicitations des autres, sans prendre soin de vous même et de vos affaires.

Les Autres vous interrompent parce qu’ils veulent une réponse immédiatement. Ils veulent que quelqu’un prenne le temps de résoudre un problème à leur place, soit parce qu’ils ne savent pas comment faire, soit parce qu’ils ne peuvent pas, soit parce qu’ils n’ont pas envie.

Pire encore, certains vous interrompent juste pour un Like, un RT ou un +1 ! Vous perdez 8 minutes de productivité parce que quelqu’un a posté un nouveau truc sur internet et veux que vous participiez à doper sa notoriété en cliquant sur un bouton de partage.

Votre disponibilité a un prix (Au minimum ce sera : votre coût entreprise divisé par le nombre d’heures de disponibilité pour votre entreprise) et toutes ces interruptions gratuites sont un vol de temps. Votre temps.

Répondre aux sollicitations, c’est consacrer une partie de sa vie aux autres. Si c’est ce que vous voulez, tant mieux. Ca s’appelle de la prestation de service. Mais mettez un coût, puis un prix sur ce service. Et n’oubliez pas votre marge commerciale, bande de jeunes!

Si vous ne voulez pas commercialiser la possibilité de vous interrompre, alors ne soyez plus l’esclave de votre téléphone et devenez injoignable :

  1. Faites le vide sur votre bureau. Mettez votre téléphone en mode messagerie.
  2. Coupez les notifications de votre portable, coupez twitter, facebook, msn, skype, votre boite email.
  3. Disjonctez la sonnette de la porte d’entrée et mettez un autocollant « Pas de porte à porte, merci. »

Recentrez les perturbateurs en leur disant comment faire pour vous joindre sans vous interrompre :

  1. Mettez en place une ligne « Service commercial » avec un premier niveau géré par un call-center mutualisé.
  2. Précisez des heures de permanence plus courtes que la durée de votre temps de travail
    (Je fais 2H de permanence téléphonique par demi journée).
  3. Ne décrochez pas si on vous appelle hors des heures de permanence.
  4. Rappelez ces horaires sur votre répondeur. Ne prenez pas de message.
  5. Sur votre page de contact, listez chaque type de sollicitation et indiquez comment vous contacter (email, forum, etc.)
  6. Précisez à chaque point qu’il ne faut pas appeler parce que le service commercial n’est pas formé pour répondre à ce problème.

Rationalisez votre temps :

  • Regroupez vos déplacements, vos rendez-vous et vos sessions de phoning sur une ou deux journées.
  • Consultez vos boites emails et vos comptes de réseaux sociaux une ou deux fois par jour, maximum. Limitez le temps que vous y consacrez.
  • Si votre activité vous oblige à rester connecté toute la journée, faites appel à un Community Manager.

A quoi ressemblera votre bureau ?

Ca y est, c’est calme au bureau. On s’entend respirer. La concentration revient. Vous devriez à présent vous occuper de l’organisation de vos fournitures de bureau, chose que vous n’arriviez jamais à finir à force d’être interrompu.

Tiens ? Le téléphone sonne ? Bonne nouvelle : C’est pour une bonne raison !

Remerciements à Maxime et Gautier, qui m’ont transmis une grande partie de ces règles élémentaires il y a maintenant bien des années et que je m’efforce toujours d’appliquer, encore aujourd’hui.

Formation Pro en Productivité

Boostez votre productivité en une journée Sur site ou à distance. Demandez votre formation professionnelle éligible DIF . Prise en charge possible à 100%, même pour les dirigeants d'entreprise.

Votre nom (obligatoire)

Votre ligne directe (obligatoire)

Votre email (obligatoire)

Nom de votre entreprise

Questions/remarques éventuelles