Comment prioriser ses projets – Ou réfléchir avant d’agir

« L’un des aspects les plus agréables quand on est entrepreneur, c’est de pouvoir organiser son temps comme on l’entend et de faire ce qu’on veut. »  Vraiment ? Vous y croyez ?

J’ai dix milles idées à la seconde et je peux vous dire que ça marche pas comme ça. Enfin si – mais pas longtemps.

Si vous voulez que ça dure sans être débordé et rattrapé par la dure réalité des choses, pas le choix : Il faut réfléchir (posément) avant d’agir (efficacement).

Aujourd’hui, je vais donc vous dévoiler ma petite recette, qui fonctionne bien, plus particulièrement en période de rush :

  1. Tenir à jour une TODO-LIST
  2. Déterminer l’enjeu économique d’un projet
  3. Déterminer le cout de réalisation et de fonctionnement d’un projet
  4. Calculer le ratio Enjeu/Cout
  5. Commencer par les meilleurs ratios

Ce sont des choses qu’une personne normalement constituée fait naturellement, intuitivement. Mais lorsque vous avez 10.000 choses à faire, c’est moins évident.

Illustration du fonctionnement :

1. Lister les taches à accomplir
Ici c’est un exemple avec trois taches, mais en vrai vous devez TOUT noter. Surtout ce qui vous empêche de dormir le soir, ce qui vous empêche de profiter du dernier reportage sur France5, ce qui vous met une boule au creux de l’extomac. => Notez tout.

a. Ouvrir une rubrique « NAC » sur mon portail d’animaux de compagnie
b. Réparer le formulaire de devis
c. Relayer un mailing sur les assurances chien-chats

2. Calculer l’enjeu commercial
Ici vous estimez ce que va vous rapporter l’action à entreprendre. Mais pas seulement.
Si vous avez un truc à faire et que ne pas le faire vous coute de l’argent, alors il faut le noter ainsi :
« Payer la TVA avant de se prendre des pénalités : 1500€ (où 1500€ sont les pénalités) »

a. Selon votre expérience, la nouvelle rubrique NAC devrait rapporter 10.000€ de revenus pub annuels.
b. Réparer une page qui provoque 7500€ de manque à gagner par an.
c. En moyenne, les 5 e-mailings de l’année dernière ont rapporté 1200€

3. On met un temps, une ressource et un cout en face de chaque tache.

L’objectif est de savoir où placer une unité de ressource (une heure de travail, un euro ..) afin d’obtenir le meilleur retour :

a. La nouvelle rubrique nécessite une charte éditoriale qui coutera 200€ par mois pour 10 articles, soit 2400€. En lissé, il faut compter 10 minutes par article pour la relecture et la mise en ligne, soit 1800 minutes de travail, ou 750€ si c’est une télé-secrétaire qui s’en occupe.

b. Le formulaire cassé fait perdre plus de 600€  de commande par mois et le réparer ne prendra pas plus de 15 minutes.
Briefer un technicien sous-traitant prendra déjà ce temps, c’est donc un truc à faire soit même.

c. Récupérer le kit Emailing, paramétrer le logiciel de massMailing et préparer le BAT prend 60 minutes. On peut éventuellement intégrer l’amortissement linéaire du logiciel si le prix est conséquent.

4. Calcul des ratio :

a. La rubrique NAC va rapporter (10.000 – 2.400)/1800 = 4€/min
b. Réparer le formulaire va rapporter 7500€ sur l’année : 7500/15 = 500€/min
c. Envoyer le mailing va rapporter (1200/60) = 20 €/min

Les priorités sont donc :

b. Réparer le formulaire de devis
c. Envoyer la newsletter
a. Organiser la nouvelle rubrique

Voilà pour la démo. Pour employer des gros mots, ça permet de calculer grossièrement le retour sur investissement sur chaque tâche à accomplir et décider qui le fera, sans trop se compliquer la vie.

  • Les taches pour lesquelles le Ratio atteint des montants fous sont à traiter en urgence et en priorité.
  • Pour celles dont la valeur pour 1H est inférieure à votre taux horaire sont à déléguer,
  • Les taches qui rapportent moins de 25€/h sont à oublier ou à donner aux stagiaires.